Hjelp til Word

Word hjelp

Dette er kun korte forklaringer til kommandoer og funksjoner i Word som er nyttige eller nødvendige å bruke i forbindelse med større oppgaver og tekster.

Forklaring til denne hjelpesiden:

Sett inn/ Referanse betyr Klikk på ”Sett inn” og deretter på ”Referanse” osv.

Ny side:

Trykk CTRL+enter eller Sett inn / Skift / Sideskift når pekeren står der den nye sida skal begynne. Bruk ikke mange linjeskift for å få ny side, det vil nesten alltid forskyve seg og blir feil når du endrer i teksten.

Sideskift markeres med en stiplet linje når du viser skjulte tegn.

Stil/ skrifttyper:

Stiler er ferdigdefinerte skrifttyper. De brukes f.eks. i forbindelse med overskrifter. Bruk av stiler har to hovedhensikter: Å sikre at alle overskrifter ser identiske ut, og å kunne lage automatisk innholdsfortegnelse.

Det er i utgangspunktet bygget inn mange stiler i word, f.eks. Overskrift 1 til Overskrift 9. Bruk disse til de overskriftene som skal med i innholdsfortegnelsen.

Hvordan? Merk overskriften og velg overskrift fra rullgardinmenyen for stiler (direkte til venstre for rullgardinmenyen for skrifttype).

Du kan enkelt endre utseendet på en stil ved å velge Format / Stil, høyreklikke på stilens navn og velge Endre. Hvis du velger automatisk oppdatering når endringen er gjort, endres alle forekomstene av stilen.

Innholdsfortegnelse:

For å få automatisk innholdsfortegnelse, må det være brukt stiler på de overskriftene som skal med i innholdsfortegnelsen (det finnes andre muligheter - men stiler er enklest).

Sett inn innholdsfortegnelse automatisk: Sett markøren der innholdsfortegnelsen skal inn, og velg Sett inn / Referanse / Stikkordregister og tabeller. Velg fanen Innholdsfortegnelse. Du kan velge hvor mange nivåer som skal med, og om sidetall skal tas med.

Oppdatere innholdsfortegnelse: Stå med pekeren i innholdsfortegnelse, og trykk F9.

Marger:

Velg Fil / Utskriftsformat. Still inn margene slik du vil ha dem. Du kan velge om innstillingen skal gjelde for hele dokumentet eller for den innstillingen du er inne i.

Paginering:

Velg Sett inn / Sidetall. Du velger om side en skal pagineres, hvilket nummer pagineringen skal starte på, og om det skal fortsettes fra forrige inndeling i dialogboksen Format. Sidenummer plasseres i topp- eller bunnteksten av dokumentet.

Dobbeltsidig trykk:

Hvis en publikasjon skal trykkes dobbeltsidig, skal paginering osv. plasseres annen hver gang på venstre og høyre side. Venstre og høyre marg skal også bytte plass på odde- og partallsider. I valget Fil / Utskriftsformat Oppsett kan du velge det.

Loddrett justering:

Velges i Fil / Utskriftsformat Oppsett. Loddrett justering avgjør tekstens plassering loddrett på arket, og alternativene er Topp, Midtstilt, Blokk, Bunn.

Inndelinger:

Et dokument kan deles inn i Inndelinger. Det gjøres hvis forskjellige "regler" for formattering skal gjelde for deler av dokumentet. Eks.: Du skal starte sidenummereringen på side 4, ha en side på liggende ark, forskjellige marger etc. i dokumentet.

Sett inn inndeling: Sett inn / Skift / Inndelingsskift (velg type skift).

Eksempel: Du skal starte sidenummer på side 4 i et dokument:

• Plasser teksten fortløpende, dvs. ta vekk evt. sideskift der sida med sidenummer skal starte.
• Plasser pekeren foran der den nye inndelingen skal begynne
• Velg Sett inn / Skift / inndelingsskift på neste side
• Når du flytter pekeren mellom inndelingene, vil du se at på statuslinja nederst i skjermbildet endres nummeret på Innd ( =inndeling)
• Plasser pekeren i Innd 2 (dvs. den nye inndelingen). Velg Vis topptekst/bunntekst.
• Gå til topp- eller bunntekst, avhengig av hvor sidenumrene skal stå. Slå av Samme som forrige (femte siste knapp på verktøylinja for topp- og bunntekst)
• Plasser pekeren i Innd 1 (eller foregående inndeling), gå inn i topp- eller bunntekst og slett sidenummeret.
• Gå tilbake til Innd 2, gå inn i topp- eller bunnteksten, og sett inn sidetall med det startnummeret, justeringen osv. du vil ha.
• Blir resultatet likevel feil, er det enkleste å slette alle sidenummer alle steder, sjekke at inndelingene er på plass, og at "samme som forrige" er slått av, og så sette dem inn igjen.

På alle endringer av marger etc. kan du velge om endringen skal gjelde hele dokumentet, herfra og framover eller kun denne inndelingen.

Arkstørrelse:

Velges i Fil / Utskriftsformat / Papir. A4 står i listen over forhåndsdefinerte størrelser, mens A5 må skrives inn som egendefinert (15 cm X 21 cm).

Sett inn forside:

Sett inn/ Skift/ Spalteskift

Gjør om til PDF:

Fil/ Skriv ut/ Adobe PDF (i rullgardinmenyen der du kan velge skriver). Da får du beskjed om å lagre. Lagre og vent på at PDF-filen lages. NB! Denne fremgangsmåten forutsetter at du har innstallert Acrobat Standart eller Pro!

Alternativt kan du benytte et online verktøy (såkalt pdf converter), f.eks. http://www.freepdfconvert.com/ hvor du laster opp filen og får den tilsendt på e-post som pdf.

Gjengitt med tillatelse av Biblioteket, Høgskolen i Vestfold - (med tillegg og endringer ved HiG biblioteket)